Quelle procédure mettre en place ?
Le décret d’application de la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte est enfin publié1.
Il précise les nouvelles modalités selon lesquelles doivent être établies la procédure interne de recueil et traitement des alertes ainsi que la procédure d’alerte externe auprès d’autorités.
Quelles entreprises sont concernées ?
Doivent élaborer une procédure interne de recueil et de traitement des signalements les entreprises employant au moins 50 salariés (personnes morales ou physiques de droit privé ou personnes morales de droit public employant des personnels de droit privé) :
- A la clôture de deux exercices consécutifs
- Cet effectif étant calculé conformément aux dispositions de l’article L.130-1 du code de la sécurité sociale
Des règles particulières de décompte des effectifs et de procédure interne sont prévues notamment pour les autres personnes morales de droit public.
La procédure interne de recueil et de traitement des signalements
Selon quelles modalités mettre en place la procédure interne de recueil et de traitement des signalements ?
Elle peut faire l’objet d’un accord collectif, d’une charte…
Chaque entreprise détermine en fait l’instrument juridique le plus adapté à sa situation au regard notamment de la qualité de son dialogue social.
La procédure d’alerte interne est établie après consultation des instances du dialogue social (CSE).
Elle devra en tout état de cause être rendue publique, selon tout moyen permettant de s’assurer de sa communication générale (à l’égard des lanceurs d’alerte potentiels, i.e. les salariés notamment) large et permanente.
Cette information peut être effectuée par voie de notification en main propre, par mail, d’un affichage, d’une publication, d’une diffusion sur l’intranet de l’entreprise…
Quel doit-être le contenu de la procédure interne ?
- Traitement de la réception de l’alerte
La procédure interne doit prévoir un processus de réception permettant à tout lanceur d’alerte d’adresser un signalement, écrit ou oral. Il doit en être accusé réception par écrit dans les 7 jours ouvrés.
Lorsque le signalement est oral, l’entreprise doit en assurer la traçabilité. Il doit donc faire l’objet d’une consignation écrite par procès-verbal précis de la conversation, par enregistrement de la conversation sur support durable et récupérable, ou encore par retranscription intégrale. L’auteur du signalement dispose d’un droit d’accès, de vérification et de rectification de la transcription écrite ou du procès-verbal.
La retranscription, quel qu’en soit le support, ne peut être conservée que pour un temps strictement nécessaire et proportionné au traitement du signalement et à la protection de son auteur, des personnes visées et des tiers mentionnés.
Ce processus de réception de l’alerte peut être géré en externe par un tiers.
- Analyse de la recevabilité de l’alerte
La procédure doit prévoir que, à réception de l’alerte, l’entreprise :
* Vérifie la recevabilité du signalement au regard des conditions légales,
* Vérifie si un complément d’information est nécessaire,
* Et informe, le cas échéant, le lanceur d’alerte des raisons pour lesquelles son signalement n’est pas recevable et des suites qui y sont données.
La procédure mise en œuvre doit prévoir les modalités de cette information et les suites données aux signalements anonymes.
- Traitement du signalement
La procédure prévoit également les modalités d’instruction de l’alerte dès lors que cette dernière est recevable :
* Demande de compléments d’information le cas échéant,
* Mise en œuvre des mesures de nature à remédier à la situation,
* Information écrite du lanceur d’alerte des mesures envisagées ou prises (et leur motif), dans un délai raisonnable n’excédant pas 3 mois à compter de l’accusé de réception du signalement, ou, à défaut d’accusé de réception, trois mois à compter de l’expiration d’une période de sept jours ouvrés suivant le signalement.
- Clôture du signalement
Le signalement est clôturé, son auteur en étant informé par écrit, lorsque :
* Le signalement est devenu sans objet,
* Les allégations sont inexactes ou infondées.
- Désignation de la ou des personnes chargées de recueillir et traiter les signalements
La procédure interne doit préciser l’identité du ou des responsables du recueil et du traitement des signalements. Des personnes différentes peuvent être chargées de ces recueils et traitements.
L’entreprise doit en toute hypothèse s’assurer qu’ils disposent, compte tenu de leur positionnement, des compétences, de l’autorité et des moyens suffisants à l’exercice de leur mission en toute impartialité. Des garanties doivent être mises en place à cet effet.
- Garanties de confidentialité et d’intégrité de la procédure
La procédure interne doit garantir la confidentialité des informations tenant à :
* L’identité de l’auteur du signalement,
* L’identité des personnes visées par le signalement,
* L’identité des tiers éventuellement concernés.
Entités chargées de recevoir et traiter les signalements externes
Les signalements peuvent être réalisés auprès d’autorités externes soit après un signalement interne, soit directement.
Ces entités externes, dont la liste est annexée au décret, mettent en œuvre une procédure de recueil et traitement des signalements. Cette procédure fait l’objet d’une publication sur leur site internet.
La liste des autorités compétentes pour recevoir et traiter les signalements externes est fixée en annexe au décret du 3 octobre 2022.
Ce décret est entré en vigueur le 5 octobre 2022.
1 D. nº 2022-1284 du 3 oct. 2022 relatif à la procédure de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la L. nº 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection
